Wir empfehlen unseren Workflow-Assistenten, um ein Dokument zu automatisieren. Nutze unseren Assistenten, um in wenigen Schritten ein Formular zur Dateneingabe zu erstellen und dieses mit der eigenen Vorlage zu verknüpfen.

Schritt 1: Assistent starten #

Starte den Assistenten über den Home-Bereich:

Oder über Workflows > Hinzufügen

Schritt 2: Bezeichnung vergeben #

Gebe dem Workflow eine Bezeichnung. Diese ist nur für interne Zwecke sichtbar.

Schritt 3: Formular- Datenfelder auswählen #

Wähle alle Datenfelder aus, die in der Dokumenten-Vorlage vorkommen. Aus den ausgewählten Feldern wird automatisch ein Formular zur Dateneingabe generiert.

Es können auch eigene Textfelder hinzugefügt werden. Klicke dazu unter „Individuelle Formularfelder“ auf „Formularfeld hinzufügen“

Schritt 4: Zentrale Textbausteine #

Erstellen Sie Datenfelder, die in Ihrem derzeitigen Word-Dokument mit Stammdaten wiederkehrend befüllt werden. In der Regel sind es Daten, die auch in mehrere Dokumente einfließen und zentral verwaltet werden sollen (z.B. Geschäftsführer, Firmendaten etc.). Diese Daten können später jederzeit erweitert und geändert werden.

Schritt 5: Word-Vorlage verknüpfen #

Alle zuvor erstellten Datenfelder aus dem Formular und den zentralen Textbausteinen sollen nun in Ihrer Word-Vorlage platziert werden. Kopieren Sie dazu den Wert des Datenfelds aus der Liste, indem Sie auf den gewünschten Namen klicken. Anschließend den Wert aus der Zwischenablage in Word an der gewünschten Stelle platzieren und die Datei als .docx abspeichern. Die Werte können später jederzeit geändert werden. Anschließend bitte die docx-Datei in Scriptomat hochladen.

Klicke Formular-Daten und falls vorhanden zentrale Textbausteine an, um sie in die Zwischenablage zu kopieren. Gehe anschließend in deine Word-Vorlage und kopiere die Daten in die richtigen Stellen ein.

Füge bei Bedarf Bedingungen in deine Word-Vorlage ein. D.h. Stellen im Dokument, die nur ausgegeben werden sollen, wenn im Formular ein bestimmter Wert für eine bestimmt Variable eingegeben wird. Hier ein Beispiel:

Kopiere zunächst den Beginn der Formel und füge ihn vor der Stelle im Dokument ein:

Kopiere anschließend das Ende der Formel und füge ihn nach der Stelle im Dokument ein:

Die Stelle im Dokument wird jetzt nur ausgegeben, wenn die Bedingung erfüllt wird.

Schritt 5: Word-Vorlage hochladen #

Lade abschließend die Word-Vorlage bzw. docx Datei hoch und schließe den Assistenten ab.