Scriptomat Vorgang prüfen

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Jede Funktion sitzt
an einer Stelle
im Vorgang.

Scriptomat ist kein Dokumentengenerator und kein allgemeiner Workflow-Baukasten. Die Funktionen auf dieser Seite sind die Teile einer kontrollierten Ausführung: Kontext und Daten, Regeln und Inhalte, Ausführung, Nachweis und Abschluss. Hier stehen sie einzeln – im Vorgang greifen sie ineinander.

Eigenen HR-Vorgang prüfen Produkt im Überblick

Unverbindlich 30 Minuten konkrete Einschätzung

Die Funktionen im Ablauf

  1. 01 Kontext und Daten Strukturierte Erfassung Zentrale Daten
  2. 02 Regeln und Inhalte Regeln und Bedingungen Inhalte, Vorlagen und Anlagen
  3. 03 Ausführung Dokumente und Dokumentpakete Schritte, Freigaben und Kommunikation
  4. 04 Nachweis und Abschluss Vorgangsübersicht und Nachweis

Quer zu allen vier Stufen: Integrationen sowie Zugriff, Gültigkeit und Betrieb.

Das Dokument ist das Ergebnis,
nicht der Anfang.

Ein Vorgang beginnt nicht in Word oder PDF. Vorher müssen Angaben erfasst und geprüft, Inhalte in gültiger Fassung geladen, Regeln ausgewertet, Vorlagen und Anlagen bestimmt, Beteiligte informiert und Ergebnisse belegt werden. Scriptomat führt diese Schritte als einen Vorgang aus.

Reine DokumentenerstellungScriptomat

Word-Vorlage ausfüllen

Angaben strukturiert erfassen und prüfen

einzelne Vorlage pflegen

zentrale Inhalte in gültiger Fassung wiederverwenden

die Regel steht im Kopf der Sachbearbeitung

die Regel ist hinterlegt und versioniert

PDF erzeugen

Dokumente und Anlagen zum Fall zusammenstellen

manuell versenden

Kommunikation aus dem Vorgangsschritt auslösen

nach der Ausgabe endet das Werkzeug

nach der Ausgabe laufen die Folgeaktionen

später schwer zu belegen

Datenstand, Fassung und Entscheidung festgehalten

Scriptomat ersetzt kein HR-System und keine Ablage. Es legt darauf die Ebene, auf der der Vorgang entschieden und ausgeführt wird.

Die Funktionen an ihrer
Stelle im Vorgang.

Die Reihenfolge ist keine Aufzählung, sondern der Ablauf selbst: was zuerst geprüft wird, bestimmt, was danach möglich ist.

Stufe 01

Kontext und Daten

Was der Vorgang an Angaben braucht, liegt strukturiert vor, bevor ein Dokument entsteht.

  • Strukturierte Erfassung

    Was ein Vorgang an Angaben braucht, wird gezielt abgefragt statt frei in ein Dokument getippt. Pflichtangaben, Auswahlfelder, Abschnitte und geführte Eingabe sorgen dafür, dass der Fall vollständig und einheitlich erfasst ist.

    • Erfassung je Vorgangsart aufbauen
    • Pflichtangaben und Auswahlfelder festlegen
    • geführte Eingabe in Schritten
    • Erfassungen wiederverwenden
    • Angaben strukturiert an den Vorgang übergeben

  • Zentrale Daten

    Wiederkehrende Angaben, Zuordnungen und Verzeichnisse liegen einmal zentral und stehen jedem Vorgang zur Verfügung, statt in jeder Vorlage einzeln gepflegt zu werden.

    • zentrale Verzeichnisse für wiederkehrende Angaben
    • Zuordnungen und Mappings pflegen
    • Inhalte mehreren Vorgangsarten zuweisen
    • Gültigkeit und aktive Fassung steuern

Stufe 02

Regeln und Inhalte

Ihre Unternehmenslogik entscheidet, was in diesem Fall gilt – und welche Inhalte er trägt.

  • Regeln und Bedingungen

    Wenn-dann-Logik, Varianten, Schwellenwerte und Fristen liegen als strukturierte, versionierte Regel im System statt als Absatz in einer Vorlage. Der Sonderfall ist Teil der Regel, nicht ihr Abbruch.

    • Bedingungen je Vorgangsart hinterlegen
    • Varianten und Sonderfälle abbilden
    • Auswahl steuert Vorlage, Klauseln und Anlagen
    • Regeln versioniert halten

  • Inhalte, Vorlagen und Anlagen

    Freigegebene Textbausteine, Klauseln, Bilder und Vorlagen liegen einmal vor und werden überall in gültiger Fassung verwendet. Welche Vorlage gilt und welche Anlagen dazugehören, bestimmt der Fall.

    • Textbausteine und Klauseln wiederverwenden
    • Bilder, Logos und Signaturen zentral verwalten
    • Vorlagen mit den erfassten Angaben verbinden
    • Anlagen aus dem Fall bestimmen
    • Vorlagen und Inhalte aktiv oder inaktiv schalten
    • Gültigkeiten je Inhalt festlegen

    Einmal pflegen, überall in gültiger Fassung.

Stufe 03

Ausführung

Was aus der Regel folgt, wird ausgelöst: kontrolliert und in der Reihenfolge, die der Vorgang vorgibt.

  • Dokumente und Dokumentpakete

    Aus den erfassten Angaben entstehen vollständige Dokumente und Anlagen. Scriptomat übernimmt die Daten in die gültige Vorlage, ergänzt zentrale Inhalte, berücksichtigt die Bedingungen und stellt die Ausgaben als Word- oder PDF-Datei bereit.

    • Word- und PDF-Ausgaben erzeugen
    • zentrale Textbausteine einsetzen
    • Anlagen ergänzen und zu einem Paket zusammenführen
    • Dateinamen aus dem Vorgang bilden
    • Ausgaben vor der Weitergabe prüfen

  • Schritte, Freigaben und Kommunikation

    Ein Vorgang läuft in Schritten. Je Schritt können Angaben nachgefordert, Dokumente und Anlagen erzeugt, Zustimmungen eingeholt und Beteiligte informiert werden.

    • mehrstufige Vorgänge konfigurieren
    • Erfassung je Schritt bereitstellen
    • Dokumente und Anlagen je Schritt auslösen
    • E-Mail-Vorlagen verwenden
    • Beteiligte automatisch informieren
    • den nächsten Schritt ankündigen

    Weitergehende Rollen-, Freigabe- und Kommunikationslogiken werden je Vorgang geplant.

Stufe 04

Nachweis und Abschluss

Ein Vorgang gilt erst dann als erledigt, wenn er auch belegt ist.

  • Vorgangsübersicht und Nachweis

    Laufende und abgeschlossene Vorgänge stehen zentral im Postkorb: Status, Suchmerkmale, Bearbeitungszeitpunkte und die erzeugten Dokumente. Welcher Datenstand galt, welche Fassung verwendet wurde und was entschieden wurde, bleibt nachvollziehbar.

    • laufende und abgeschlossene Vorgänge einsehen
    • nach Vorgangsart und Suchmerkmalen filtern
    • Status und Bearbeitungszeitpunkte nachvollziehen
    • erzeugte Dokumente abrufen

Beispielhafte Gliederung. Welche Stufen ein konkreter Vorgang durchläuft und welche Angaben er braucht, bestimmen Ihre Regeln.

  • Systeme anbinden

    Scriptomat übernimmt Daten aus bestehenden Quellen und gibt Vorgangsdaten an nachgelagerte Systeme weiter. Je nach Szenario über Import, Webhooks, JSON-basierte Übergaben, Standardanbindungen oder eine individuelle Integration.

    • Daten importieren
    • zentrale Datenquellen nutzen
    • Vorgangsdaten per Webhook weitergeben
    • JSON-basierte Übergaben
    • kundenspezifischen E-Mail-Versand anbinden
    • Standard- und Individualintegrationen planen
    • HR-Systeme
    • ERP-Systeme
    • Lohnabrechnung
    • Dokumentenablage und DMS
    • Signatur
    • kundenspezifische Fachsysteme

    Welche Anbindung möglich ist, wird je nach Betriebsmodell und Kundensystem abgestimmt. Integrationen ansehen

  • Zugriff, Gültigkeit und Betrieb

    Wer eine Erfassung starten darf, wie lange ein Zugang gilt und welche Inhalte aktiv sind, ist gesteuert. Betriebs- und E-Mail-Konfiguration werden kundenspezifisch abgestimmt.

    • Zugang zur Erfassung steuern
    • geschützte Links verwenden
    • Gültigkeiten befristen
    • Vorlagen und Daten aktiv oder inaktiv schalten
    • Zugriff auf den Postkorb steuern
    • kundenspezifische Mail- und Betriebskonfiguration

    Für Standard-Cloud, eine private dedizierte Umgebung oder On-Premise. Hosting und Sicherheit

Ein Fall: Vertragsänderung.

Eine Vertragsänderung ist nicht ein Dokument. Es werden Angaben gebraucht, Regeln ausgewertet, Vorlagen und Anlagen bestimmt, Dokumente erzeugt, Zustimmungen eingeholt und Beteiligte informiert. Die Funktionen der vier Stufen greifen an einem einzigen Fall ineinander.

Beispielhafter Ablauf. Welche Regeln, Schwellen und Fristen gelten, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Keine Produktoberfläche, keine echten Vorgangsdaten.

  1. HRstartet den Vorgang zur Vertragsänderung
  2. ErfassungScriptomat fragt die Angaben ab, die dieser Fall braucht
  3. Kontextvorhandene Daten aus zentralen Quellen ergänzen den Fall
  4. Regeldie Auswahl bestimmt Vorlage, Klauseln und Anlagen
  5. AusgabeDokumente und Anlagen entstehen als Word- oder PDF-Datei
  6. Freigabeerforderliche Zustimmungen werden eingeholt
  7. FolgeBeteiligte werden per E-Mail informiert

NachweisVorgang im Postkorb, Datenstand und Fassung festgehalten

Die Module dahinter.

Jede Funktion auf dieser Seite liegt in einem Modul. Wer eine davon im Detail ansehen will, geht hier weiter.

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HR-Vorgang mit.

Wir zerlegen Ihren Vorgang gemeinsam in Daten, Regeln, Inhalte, Entscheidungen und Folgeaktionen.

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in Ihrem Prozess ansetzt.

  • Sie sehen, was sich automatisieren lässt.
  • Sie erkennen, wo heute unnötiger Aufwand entsteht.
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Christian Schmid, Geschäftsführer und Gründer

Christian Schmid

Geschäftsführer & Gründer Scriptomat by aurixus

cs@scriptomat.com +49 211 731 669 293