Interessiert Du Dich aktuell für das Thema Dokumenten Management und fragst Dich, ob ein Wechsel zu einer DMS-Software für Dich und Dein Unternehmen die beste Option ist? Wenn das so ist, dann hast Du hier den richtigen Artikel gefunden.

Was ist Dokumenten Management?

Bevor wir mit den Gründen für die Implementierung eines Dokumenten Managements beginnen können, müssen wir zuerst bestimmen, was eigentlich ein Dokument Management ist. In einem Unternehmen fallen reichlich Dokumente an, sei es klassisch auf Papier oder auch online als PDF. 

Tatsächlich besagen sogar Statistiken, dass pro Unternehmen rund 10.000 Blätter Papier angesammelt werden und das pro Jahr! Kaum zu glauben, doch zu dieser hohen Anzahl an Dokumenten kommen auch noch die online Dokumente hinzu. Hier einen Überblick zu behalten, scheint eine fast unmögliche Aufgabe. 

Die gute Nachricht ist allerdings, dass es Dokumenten Management Programme, kurz DMS-Softwares gibt, welche Abhilfe schaffen können. Dies sind Lösungen, welche als Online-Dokumentenarchive fungieren. Sie helfen, die Dokumente zu ordnen, abzuspeichern und sind zudem jederzeit aufrufbar.

Warum ist Dokumenten Management wichtig?

Bist Du Dir noch nicht sicher, ob eine DMS-Software für Dich und Dein Unternehmen die richtige Wahl ist? Wenn das so ist, dann bist Du hier richtig, denn wir haben die besten Gründe für Dich, wieso Du nicht auf eine DMS-Software verzichten solltest.

Leicht zugänglich für Mitarbeiter

Je nachdem wie groß Dein Unternehmen ist, können sich viele Dokumente ansammeln, welche dann untereinander ausgetauscht oder auch begutachtet werden müssen. In diesen Fällen ist eine DMS-Software hervorragend, da Du mit nur wenigen Klicks diese mit Deinen Mitarbeitern teilen kannst. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Account sowie seine eigenen Zugangsdaten, was die Nutzung vereinfacht und flexibel macht.

Verstaut Dokumente sicher

Dokumente in einem Unternehmen sind oftmals gespickt mit privaten Informationen, sei es der Mitarbeiter oder auch der Kunden sowie wichtige Daten zum Unternehmen. Als Geschäftsgründer möchtest Du sicherlich, dass diese Dokumente nicht in die Hände der falschen Leute fallen. 

Angesichts dessen ist es notwendig, auf eine sichere Dokumenten Management Lösung zu setzen, welche zwar auf der einen Seite leicht zugänglich ist für die Mitarbeiter, doch zudem gut geschützt ist, um sicher zu sein, dass keine unbefugte Personen Zugang zu diesen Dokumenten bekommen.

Jederzeit abrufbar

Der Vorteil eines online Dokumenten Managements ist, dass diese Dokumente jederzeit und ortsunabhängig abgerufen werden können. Stelle Dir vor, Du suchst speziell nach einem Dokument, doch es liegt in einem Schrank in Deinem Büro. Du befindest Dich allerdings gerade auf Geschäftsreise und hast demnach keinen Zugang zu diesem wichtigen Dokument. 

Das kann zu großen Problemen und auch zu Verzögerungen führen. Mit einer DMS-Software kommt das Problem nicht auf. Vielmehr kannst Du Dich mit Deinen Account-Informationen jederzeit und von jedem Ort problemlos anmelden und die gewünschten Dokumente aufrufen.

Schafft Ordnung

Eine der wichtigsten Aspekte und besten Gründe für einen Wechsel zu einem DMS-Programm ist sicherlich die Tatsache, dass sie Ordnung ins Chaos bringt. Ob ein großes oder auch ein kleines Unternehmen – eines ist sicher, dank der Bürokratie, Rechnungen und Verträgen baut sich schnell ein großer Berg an wichtigen Dokumenten an.

Hier den Überblick zu behalten scheint ein Vollzeitjob zu sein, doch keine Sorge. Eine DMS-Software kann Dir helfen, Deine Dokumente zu sortieren, diese in verschiedene Ordner zu hinterlegen und schließlich mit nur wenigen Klicks wiederzufinden. So behältst Du den Überblick über Deine Dokumente und kannst diese problemlos und schnell finden.

Worauf solltest Du bei der Auswahl einer DMS-Software achten?

Du hast Dich dazu entschlossen, auf eine DMS-Software zu setzen, doch fragst Du Dich nun, wie Du die richtige Option für Dich und Dein Unternehmen finden kannst? Dann haben wir die nötigen Informationen für Dich. Tatsächlich gibt es viele Möglichkeiten, auf DMS-Software oder auch Cloud-Lösungen zu setzen. Bekannte Optionen sind zum Beispiel: Office Manager, enaio, Amagno, Yuuvis, DocuWare, Fluix und EcoDMS. 

Bei Deiner Auswahl solltest Du im Auge behalten, wie groß Dein Unternehmen ist, wie groß es womöglich wachsen wird und auch welche Kosten Du für Dein DMS-System einplanen möchtest. Mit diesen Informationen wird es Dir leichter fallen, eine Option zu wählen. 

Beachte auch, dass es viele DMS-Softwares gibt, welche sich mit anderen Programmen, beispielsweise Microsoft Outlook, Microsoft Dynamics, DocuWare, etc. verbinden lassen, sodass die Datenübertragung noch reibungsloser verläuft.

Fazit: Ist das Dokumenten Management wirklich nötig?

Kurz und knapp: Ja! Wie wir in diesem Artikel verdeutlichen konnten, ist es sehr wichtig, ein effektives Dokumenten Management im eigenen Unternehmen zu etablieren. Zwar nimmt es zuerst ein wenig Zeit, Arbeit und Gewöhnung in Anspruch, doch langfristig gesehen ist es eine sinnvolle Anpassung. 

Vor allem als Unternehmer ist es wichtig, einen Überblick über Rechnung, Steuer-Unterlagen, Verträge, etc. zu behalten. Falls es dazu kommen sollte, dass Du ein bestimmtes Dokument suchst, wird es leicht für Dich sein, dies zu finden, statt Stunden um Stunden zu suchen. Nicht nur das, es ist zudem sehr wichtig, Dokumente mit privaten Informationen sicher zu verstauen und hierbei ist eine DMS-Software die perfekte Lösung.