Anwendungsfall · Gehaltsänderung
Eine Gehaltsänderung.
Der Stichtag
entscheidet mit.
Scriptomat führt Gehaltsänderungen nach Ihren Unternehmensregeln aus: Es trennt Wirksamkeitsdatum und Payroll-Stichtag, erstellt den Änderungsvertrag, holt die Freigaben rechtzeitig ein und informiert die Lohnabrechnung – auf Ihrem HR-System, nicht stattdessen.
Eine Gehaltsänderung als laufender Vorgang
Gehaltsänderung
Neues Gehalt
- wirksam ab 01.04.
Kontext
- Gesellschaft
- Vertragsstatus
- Höhe der Änderung
- Payroll-Stichtag
Regeln
Ihre Unternehmenslogik bestimmt, was aus diesem Kontext folgt.
Ausführung
- Änderungsvertrag
- Freigabe
- Signatur
- Payroll
- Personalakte
Abschluss
Im richtigen Lauf,
Nachweis vollständig
Beispielhafte Gehaltsänderung. Welche Angaben, Regeln und Folgeaktionen bei Ihnen greifen, entscheidet Ihre Unternehmenslogik. Keine Produktoberfläche, keine echten Personendaten.
Zwei Daten,
nicht eines.
Das Wirksamkeitsdatum sagt, ab wann das neue Gehalt gilt. Der Payroll-Stichtag sagt, ob die Änderung den nächsten Abrechnungslauf noch erreicht. Wer nur das erste kennt, rechnet hinterher zurück.
Woran zuerst gedacht wird
Wirksamkeitsdatum
Es steht im Änderungsvertrag. Ob die Abrechnung es rechtzeitig erfährt, steht dort nicht.
Was daneben entschieden werden muss
- Payroll-Stichtag
- Erreicht die Änderung den Lauf?
- Rückwirkend oder zum Folgemonat?
- Freigabe vor dem Stichtag
- Meldung an die Abrechnung
Wie diese Fragen bei Ihnen beantwortet werden, steht in Ihrer Unternehmenslogik – nicht in der Vorlage.
Eine Gehaltsänderung,
von der Meldung bis zur Abrechnung.
Am Anfang stehen ein Betrag und ein Datum. Danach entscheidet nicht der Kalender der zuständigen Person, sondern die hinterlegte Unternehmenslogik.
Auslöser
Gehaltsänderung, wirksam ab 01.04.
Ihr HR-System oder ein Formular meldet die Änderung. Scriptomat prüft, welcher Sachverhalt vorliegt.
Daten
Scriptomat prüft, ob der Fall vollständig beschrieben ist:
- Person
- neues Gehalt
- Wirksamkeitsdatum
- Gesellschaft
- Vertragsstatus
- Grund der Änderung
Was nicht vorliegt, wird abgefragt. Der Vorgang läuft erst weiter, wenn die Angaben vollständig sind.
Regeln
Scriptomat prüft:
- Welche Vorlage?
- Welche Freigaben ab welcher Höhe?
- Wer unterschreibt?
- Erreicht die Änderung den Stichtag?
- Rückwirkend oder zum Folgemonat?
- Welche Folgeaktionen?
Beispiel: Abrechnung zum Stichtag 15. Ist die Freigabe bis dahin erteilt, geht die Änderung in diesen Lauf; sonst in den nächsten, rückwirkend zum Wirksamkeitsdatum. Ob es eine solche Regel bei Ihnen gibt, steht in Ihrer Unternehmenslogik.
Entschieden wird nach Ihren Regeln, nicht durch eine Black Box.
Ausführung
Was daraufhin ausgelöst wird:
- Änderungsvertrag mit Anschreiben erstellen
- Freigabe einholen
- Signatur einholen
- Lohnabrechnung zum Stichtag informieren
- in der Personalakte ablegen
- Beteiligte informieren
Wie die Lohnabrechnung erreicht wird, über eine Schnittstelle oder eine Meldung, hängt von Ihrer Systemlandschaft ab.
Nachweis
Was festgehalten wird:
- Datenstand
- verwendete Regel
- Vorlagenversion
- Freigaben mit Zeitpunkt
- Signatur
- Meldung an die Abrechnung
Das Ergebnis liegt danach in der Personalakte Ihres HR-Systems.
Abschluss Gehaltsänderung im richtigen Lauf abgeschlossen
Beispielhafter Ablauf. Welche Schritte eine Gehaltsänderung bei Ihnen auslöst, welche Regeln dabei greifen und welche Systeme beteiligt sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Keine Produktoberfläche, keine echten Personendaten.
Wo Gehaltsänderungen schiefgehen.
Nicht jedes Unternehmen kennt jeden dieser Fälle. Wo sie auftreten, entstehen sie meist zwischen Vertrag und Abrechnung.
- Änderung verpasst den Lauf
- Freigabe nach dem Stichtag
- falsches Wirksamkeitsdatum
- Abrechnung nicht informiert
- veraltete Vorlage
- Rückrechnung ohne Beleg
Jeder dieser Punkte ist eine Stelle, an der der Vorgang heute davon abhängt, dass eine Person an den Kalender denkt. Liegt die Regel im System, hängt der Schritt am Vorgang.
Ihr HR-System bleibt führend.
Die Gehaltsänderung wird dort erfasst, wo sie heute erfasst wird. Scriptomat führt aus, was daran hängt, und gibt das Ergebnis dorthin zurück.
Auslöser
- HR-System
- Formular
Ausführung
Scriptomat
Ergebnisse und Folgesysteme
- Änderungsvertrag
- Signatur
- Lohnabrechnung
- Personalakte
Drei Fragen
zur Gehaltsänderung.
Wie automatisiert man eine Gehaltsänderung inklusive Payroll-Stichtag?
Indem Wirksamkeitsdatum und Stichtag als zwei Angaben behandelt werden und eine Regel entscheidet, welcher Abrechnungslauf die Änderung erreicht. Scriptomat führt das auf Ihrem HR-System aus: Es erstellt den Änderungsvertrag, holt die Freigaben vor dem Stichtag ein, informiert die Lohnabrechnung und hält fest, was galt.
Reicht dafür eine Vorlage im HR-System?
Für den Änderungsvertrag ja. Hängen an der Änderung eine Freigabe ab einer bestimmten Höhe, ein Stichtag oder eine Meldung an die Abrechnung, trägt die Vorlage diese Logik nicht – sie hängt am Vorgang, nicht am Dokument.
Ersetzt Scriptomat die Lohnabrechnung?
Nein. Abgerechnet wird weiter in Ihrer Lohnabrechnung, die Personaldaten bleiben in Ihrem HR-System. Scriptomat sorgt dafür, dass die Änderung dort rechtzeitig und belegt ankommt.
Referenzkunde B&O Service SE
Seit über fünf Jahren produktiv, über 12 Gesellschaften und 30 Standorte hinweg.
„10.000 Schreiben von Hand zu erstellen, ist viel zu aufwendig. Mit Scriptomat geht das schneller und fehlerfrei.“
Wie läuft eine Gehaltsänderung
heute bei Ihnen?
In 30 Minuten gehen wir eine echte Gehaltsänderung bei Ihnen durch: vom Antrag über Freigabe und Vertrag bis zur Abrechnung.
Danach wissen Sie, wo Scriptomat
in Ihrem Prozess ansetzt.
- Sie sehen, an welcher Stelle heute der Stichtag verpasst werden kann.
- Sie erkennen, welche Freigaben und Meldungen manuell laufen.
- Sie wissen, was sich bei Ihnen zuerst automatisieren lässt.
Kostenlos und unverbindlich.
Ihr Ansprechpartner für die Potenzial-Analyse
Christian Schmid
Geschäftsführer & Gründer Scriptomat by aurixus