Warum Dokumenten Management für Unternehmen wichtig ist

Rund 10.000 Blatt Papier sammeln sich pro Unternehmen und Jahr an. Der Umgang damit – ablegen, suchen, weitergeben, aufbewahren – kostet Arbeitszeit, die an keiner Stelle als solche auftaucht.

Wenn Sie sich gerade mit dem Thema Dokumentenmanagement befassen und sich fragen, ob der Wechsel zu einer DMS-Software für Ihr Unternehmen der richtige Schritt ist, sind Sie hier richtig. Dieser Beitrag klärt, was ein Dokumentenmanagement-System leistet, nennt vier Gründe, die für die Einführung sprechen, und die Fragen, die Sie vor der Auswahl beantwortet haben sollten.

Was ein Dokumentenmanagement-System ist

Bevor es um die Gründe für die Einführung gehen kann, muss klar sein, worüber wir sprechen. Ein Dokumentenmanagement-System – kurz DMS – ist eine Lösung, mit der sich Dokumente digital erfassen, ablegen, wiederfinden und verwalten lassen. Es tritt an die Stelle des Aktenschranks und der über Laufwerke verstreuten Dateiablage.

Der Anlass ist fast immer derselbe. Statistiken gehen davon aus, dass sich pro Unternehmen rund 10.000 Blatt Papier ansammeln – und zwar pro Jahr. Die Menge der Dokumente wächst damit schneller als die Ordnung, in der sie liegen.

Die gute Nachricht: Für genau dieses Problem gibt es Dokumentenmanagement-Programme, die Abhilfe schaffen, bevor die Suche nach einem Dokument länger dauert als die Arbeit damit.

Warum Dokumenten Management wichtig ist: vier Gründe

Sind Sie sich noch nicht sicher, ob eine DMS-Software für Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist? Diese vier Punkte sind es, die in der Praxis den Ausschlag geben.

Für Mitarbeiter leicht zugänglich

Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, sammeln sich viele Dokumente an, die untereinander ausgetauscht und begutachtet werden. Ein DMS macht sie für alle Berechtigten an einer Stelle zugänglich, statt sie über Postfächer, Ordner und Laufwerke zu verteilen. Wer ein Dokument braucht, muss niemanden danach fragen.

Dokumente sicher verwahrt

Dokumente in einem Unternehmen enthalten regelmäßig persönliche Informationen – von Mitarbeitern wie von Kunden – und geschäftskritische Daten. Landen sie in den falschen Händen, ist der Schaden erheblich.

Angesichts dessen braucht es eine Lösung, die beides zugleich ist: leicht zugänglich für die Zuständigen und sicher verschlossen gegenüber allen anderen. Genau das leistet ein Dokumentenmanagement mit abgestuften Zugriffsrechten.

Jederzeit abrufbar

Der Vorteil eines Online-Dokumentenmanagements ist, dass Dokumente jederzeit und ortsunabhängig abrufbar sind. Stellen Sie sich vor, ein Dokument wird dringend gebraucht, liegt aber in den Büroräumen und damit außerhalb der Betriebszeiten hinter verschlossener Tür.

Das führt zu Problemen und Verzögerungen. Mit einer DMS-Software entsteht diese Situation nicht: Der Zugriff ist unabhängig von Ort und Uhrzeit.

Schafft Ordnung

Der wichtigste Grund ist zugleich der einfachste: Ein DMS bringt Ordnung ins Chaos. Verträge, Rechnungen, Steuerunterlagen und Nachweise sammeln sich an, und den Überblick darüber von Hand zu halten, wird schnell zu einer Aufgabe für sich.

Eine DMS-Software sortiert und strukturiert diese Dokumente und macht sie auffindbar – dauerhaft und ohne dass jemand die Ablage pflegen muss.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Sie haben sich für eine DMS-Software entschieden und fragen sich nun, wie Sie die richtige Option für Ihr Unternehmen finden. Drei Größen bestimmen die Antwort.

Behalten Sie im Blick, wie groß Ihr Unternehmen heute ist, wie stark es voraussichtlich wachsen wird und welche Kosten Sie dafür tragen wollen. Ein System, das zur heutigen Größe passt, muss die übernächste ebenfalls tragen.

Achten Sie außerdem auf die Anbindung: Viele DMS-Lösungen lassen sich mit anderen Programmen verbinden – etwa Microsoft Outlook, Microsoft Dynamics oder DocuWare. Welche Systeme sich mit Scriptomat verbinden lassen, steht unter Integrationen.

Fazit

Kurz und knapp: Ja, ein wirksames Dokumentenmanagement ist für Unternehmen wichtig. Gerade als Unternehmer müssen Sie den Überblick über Rechnungen, Steuerunterlagen und Verträge behalten – und im Zweifel nachweisen können, dass Sie ihn hatten.

Der eigentliche Punkt liegt aber dahinter: Ein Dokumentenmanagement legt die Grundlage für alles Weitere. Erst wenn Dokumente geordnet, zugänglich und sicher abgelegt sind, lässt sich ihre Erstellung sinnvoll automatisieren.

Wie der Schritt von der Ablage zur automatisierten Erstellung aussieht, beschreibt der Beitrag Was ist Dokumentenautomatisierung?

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