HR-Vorgang · Personaldokumente
Personaldokumente
ohne kopierte Vorlagen.
Bescheinigungen, Zeugnisse und Schreiben an Mitarbeitende entstehen aus geprüften Daten, zentral gepflegten Inhalten und der Regel, die für diesen Fall gilt. Nicht aus der Datei, die zuletzt gepasst hat.
Was HR-Dokumentenautomatisierung
tatsächlich bedeutet.
Nicht: aus einer Vorlage ein Dokument erzeugen. Sondern: aus geprüften Daten und den Regeln, die für den konkreten Fall gelten, den vollständigen Vorgang ausführen – einschließlich der Freigaben, die er auslöst, der Fristen, an denen er hängt, und des Nachweises, den er hinterlässt. Das Dokument ist das sichtbare Ende dieser Kette, nicht ihr Inhalt.
Warum Vorlagen allein
nicht reichen.
Eine Vorlage kennt ihren Fall nicht. Sie ist an dem Tag entstanden, an dem sie gebraucht wurde, und weiß nichts von dem, was seither dazugekommen ist.
Der Fall entscheidet, nicht die Datei
Welche Fassung gilt, hängt an Gesellschaft, Vertragsstatus und Stichtag – nicht daran, welche Datei zuletzt gepasst hat.
Freigaben hängen an Werten
Ab welcher Schwelle eine zusätzliche Zustimmung nötig wird, steht in keiner Vorlage. Es steht in einer Regel.
Nach dem Dokument geht es weiter
Meldungen, Fristen, Folgeaktionen und der Nachweis, welcher Datenstand galt: nichts davon liegt in der Datei.
Scriptomat beginnt vor dem Dokument
und endet nach der Ausgabe.
Ein Personaldokument ist der sichtbare Teil eines Vorgangs. Davor liegen Datenerfassung, gültige Inhalte und die Auswahl der richtigen Vorlage, danach Ausgabe, Information der Beteiligten und Ablage.
Beispielhafte Darstellung der Produktstrecke. Sie beginnt vor dem Dokument und endet nach der Ausgabe.
Was zwischen Auslöser
und Nachweis passiert.
Ein HR-Vorgang durchläuft dieselben Stationen, unabhängig davon, ob am Ende ein Vertrag, eine Bescheinigung oder ein Zeugnis steht. Sichtbar wird meist nur die vorletzte.
- Auslösereine Änderung entsteht dort, wo sie ohnehin entsteht
- Ausgangsdatenwerden aus dem führenden System übernommen und geprüft
- Regelnwelche Vorgaben für genau diesen Fall gelten
- Auswirkungenwas sich daraus für Vertrag, Entgelt und Zuständigkeit ergibt
- Entscheidungenwas der Fall verlangt und wer darüber entscheidet
- Freigabenwer zustimmen muss, bevor es weitergeht
- Dokumentewelche Unterlagen entstehen, in welcher gültigen Fassung
- Folgeaktionenwas ausgelöst wird, nachdem das Dokument vorliegt
- Fristenwas bis wann geschehen muss
Nachweiswelcher Datenstand galt, wer entschieden hat, was ausgegeben wurde
Beispielhafte Darstellung der Stationen eines HR-Vorgangs.
Ein Vorgang,
durchgespielt.
Eine Entgeltänderung – der Fall, an dem sichtbar wird, warum das Dokument nicht der Vorgang ist.
Der Stichtag entscheidet mit
Lohnabrechnung zum Stichtag 15. Ob die Änderung diesen Lauf noch erreicht, bestimmt, was erzeugt wird und was rückwirkend gilt.
Die Höhe entscheidet über die Freigabe
Eine zusätzliche zuständige Freigabe ist erforderlich – verantwortlich ist die zuständige Bereichsleitung. Das steht in der Regel, nicht in der Vorlage.
Aus einer Änderung werden mehrere Unterlagen
Das Schreiben an die Mitarbeiterin, die Meldung an die Abrechnung, der Vermerk in der Personalakte – aus einem Auslöser.
Belegbar bleibt, was galt
Welcher Datenstand zugrunde lag, welche Fassung der Regel galt und wer freigegeben hat, bleibt dem Vorgang zugeordnet.
Fünf Fähigkeiten,
eine durchgehende Strecke.
Daten strukturiert erfassen
Fehlende Angaben werden früh sichtbar und nicht erst im fertigen Schreiben.
Zentrale Inhalte in gültiger Version
Freigegebene Textbausteine werden zentral gepflegt und überall konsistent verwendet.
Vorlagen und Anlagen zusammenstellen
Die passenden Inhalte und Anlagen ohne manuelle Suche.
Beteiligte informieren
Informationen erreichen den richtigen Schritt im Vorgang.
Vorgang und Ergebnis sichtbar halten
Status und erzeugte Dokumente bleiben nachvollziehbar.
Dieselbe Logik,
verschiedene HR-Vorgänge.
Was oben als Modell steht, sieht bei jedem Vorgang anders aus. Drei davon sind ausgeführt.
Eintritt
Vom Vertrag über Freigaben, Signatur und Meldungen bis zur Personalakte.
Vorgang ansehenVertragsdokumente
Vertragsänderung, Nachtrag, Zusatzvereinbarung: die Logik hinter einem geänderten Vertrag.
Vorgang ansehenDokumentarten
Welche Unterlagen ein einzelner Vorgang tatsächlich erzeugt – selten nur eine.
Übersicht ansehen
Und die Vorgänge,
die auf demselben Prinzip laufen.
Der Unterschied zeigt sich
bei der zwölften Gesellschaft.
die zuletzt passende Datei wird kopiert
der Kontext bestimmt die gültige Vorlage
Textbausteine liegen in mehreren Fassungen vor
ein zentral gepflegter Inhalt in gültiger Version
Briefpapier ändern heißt: jede Vorlage anfassen
eine zentrale Änderung gilt für alle Vorlagen
Massenschreiben entstehen von Hand
Massenerstellung aus einer geprüften Datenliste
wer was wann erzeugt hat, ist unklar
Datenstand, Fassung und Ausgabe bleiben dokumentiert
Drei Fragen, die an
dieser Stelle kommen.
Ersetzt Scriptomat unser HR-System?
Nein. Die Personaldaten bleiben im führenden System, und dort werden sie auch weiter gepflegt. Scriptomat ergänzt die Fachlogik und die Ausführung der Vorgänge, die dort nicht abgebildet sind.
Reicht nicht ein Dokumentengenerator?
Ein Generator erzeugt das Dokument. Er entscheidet nicht, welche Fassung für den Fall gilt, wer freigeben muss und was danach geschieht. Die Erzeugung ist der letzte Schritt, nicht der erste.
Ist das nicht ein Workflow-Werkzeug?
Ein Workflow-Werkzeug führt die Schritte aus, die jemand vorher gezeichnet hat. Hier stehen die Regeln davor: derselbe Vorgang nimmt je nach Gesellschaft, Vertragsstatus und Stichtag einen anderen Weg, ohne dass dafür ein zweiter Ablauf gezeichnet wird.
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Christian Schmid
Geschäftsführer & Gründer Scriptomat by aurixus