In 4 Schritten zur Dokumentenautomatisierung – Funktionen von Scriptomat im Überblick
Die Automatisierung Deiner Dokumente muss kein mühsames Projekt sein oder übermäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit Scriptomat ist die Dokumentenautomatisierung ganz einfach in nur 4 Schritten zu bewältigen:
Schritt 1: Formular erstellen
Zunächst wird einmalig für jedes Dokument, welches automatisiert werden soll, ein Formular erstellt. Das Formular wird durch den Administrator erstellt und dient zur vereinfachten Eingabe von Daten. Für die Erstellung des Formulars sind keine Programmierkenntnisse erforderlich und die Eingabe- und Auswahlfelder können einfach per Drag & Drop ausgewählt und in das Formular gezogen werden.
Schritt 2: Word-Vorlage verknüpfen
Verwende einfach deine heutigen Dokumentenvorlagen in Word oder LibreOffice und verknüpfe diese einmalig mit dem zuvor erstellten Formular. Öffne dazu einfach deine Vorlage in Word und füge ganz bequem alle Attribute und Variablen ein. Diese werden aus dem Formular automatisch importiert. Du hast Textbausteine, einzelne Sätze, Wörter oder Zeichen, die im Dokument nur angezeigt werden sollen, wenn ein bestimmter Sachverhalt zutrifft? Kein Problem: hier kannst Du einfach den Textbereich markieren und eine Bedingung einfügen.
Schritt 3: Formular ausfüllen
Mit einem leeren Formular startest Du ein neues Dokument. Die für das zu erstellende Dokument notwendigen Daten können über das Formular einfach eingegeben werden. Selbstverständlich können Daten auch per CSV oder über eine Schnittstelle importiert werden. Die Entscheidung über den Sachverhalt bleibt immer beim Anwender, insofern das notwendig und gewünscht ist. Das System übernimmt keine Entscheidungen, bietet allerdings eine Hilfestellung durch einen systematischen Aufbau und hohe Prozesskonformität.
Schritt 4: Dokumente automatisch erstellen
Nachdem das Formular ausgefüllt wurde, werden die Dokumente mit einem Klick im gewünschten Format erstellt. Anschließend können die Dokumente automatisch an ein führendes Managementsystem übergeben werden, per E-Mail versendet oder manuell heruntergeladen werden.