Automatisierung durch API oder RPA?

Die digitale Transformation ist ein sich stetig weiterentwickelnder Prozess, aus dem nachhaltige und digitale Technologien entspringen. Dabei wird in Unternehmen vor allem nach innovativen Lösungen für Geschäftsprozesse, Unternehmensstrukturen und Arbeitsweisen gesucht. Mit unterschiedlichen Automatisierungsansätzen können so beispielsweise bestimmte Aufgaben automatisiert, Ressourcen besser genutzt oder der Kundenservice optimiert werden. Immer häufiger wird auf die Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) und Robotic Process Automation (RPA) gesetzt. Warum man bei einer Automatisierungsstrategie auch die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) auf dem Zettel haben sollte und was der Unterschied zwischen RPA und API ist, erfährst Du hier. Was viele Unternehmen nicht wissen: Bei der digitalen Transformation sollte man in vielen Situation auf eine hybride Strategie aus RPA und API setzen, RPA als übergeordnetes Framework und die API-Integration für bestimmte Funktionen.

Was ist API-Integration?

Die Abkürzung API steht für „Application Programming“ Interface und bezeichnet eine Programmierschnittstelle. Eine API ist ein Satz von Befehlen, Funktionen und Objekten, mit denen Programmierer Soft- und Hardwarekomponenten, beispielsweise Anwendungen, Festplatten oder Benutzeroberflächen miteinander verbinden können. Sie dient dazu Informationen zwischen einer Anwendung und einzelnen Programmteilen standardisiert auszutauschen und ermöglicht es den Anwendungen miteinander zu kommunizieren. Die Kommunikation ist lediglich über die genau spezifizierte Schnittstelle möglich. Die API definiert, in welcher Form die Informationen und Daten vom Anwendungsmodul entgegengenommen und wieder zurückgesendet werden. Die Programmanbindung findet in der API rein auf der Quelltext-Ebene statt. Einfach gesagt übersetzen APIs die Software in Maschinensprache und machen sie so für verschiedene Komponenten lesbar.

Vorteile von Programmierschnittstellen

APIs rationalisieren organisatorische Abläufe, sorgen für höhere Prozesseffizienz und reduzieren die Antwortzeit. Sie erleichtern den Datentransfer zwischen Systemen und dienen als wichtige Zugangspunkte, die Unternehmen mit Kunden, Auftragnehmern und Mitarbeitern verbinden.
Komplexe und große Software lässt sich durch APIs modularisieren und vereinfachen. Durch Auslagerung von einzelnen Funktionen in unterschiedliche Programmmodule ergibt sich eine saubere und übersichtliche Gesamtstruktur. Durch diese Auslagerung werden Fehlerketten vermieden. Bei Fehlermeldungen in einzelnen Funktionen müssen lediglich die betroffenen Module und die an die API übermittelten Daten überprüft werden.

Sämtliche Programmierarbeiten, wie beispielsweise die Entwicklung einzelner Teilbereiche einer Software oder die Integration einer solchen, können mit geringem Aufwand an eine externe Softwarefirma oder einen freien Entwickler übertragen werden. Drittanbieter können zudem Funktionen für ein solches System selber entwickeln, was die Flexibilität und Attraktivität einer API Integration steigert und Wettbewerbsvorteile ermöglicht.

APIs steigern durch ihre Flexibilität und ihre variablen Anpassungsmöglichkeiten die Langzeitstabilität eines Systems. So kann der Programmcode beliebig geändert werden, ohne dass ausgelagerte Module davon betroffen sind. Das heißt: Eine Integration von Zusatzanwendungen kann problemlos ohne Veränderungen dieser vorgenommen werden. Kosten und Arbeitsaufwendungen lassen sich dank der Kontinuität der Software deutlich minimieren.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation ist eine Technologie, die durch Verwendung von Methoden der künstlichen Intelligenz und mithilfe von Softwarerobotern zuvor von Menschen ausgeführte Aufgaben oder Prozesse automatisiert erledigt. RPA kann einen Geschäftsprozess schnell und einfach modellieren, indem die menschliche Handlung auf einer Benutzeroberfläche aufgezeichnet und nachgebildet wird. Dabei können die Aufgaben von einfachen Datenabfragen bis hin zu komplexen Tätigkeiten wie das Bedienen von elektronischen Systemen reichen. Der Softwareroboter imitiert einen menschlichen Anwender und führt Teile seiner Aufgaben an einem virtuellen Arbeitsplatz aus. Bei der Robotic Process Automation werden die Aufgaben vollständig vom Bot ohne menschliche Eingriffe erledigt. Das spart den Unternehmen Zeit und Kosten, indem manuelle und mühsame Aufgaben übernommen und automatisiert ausgeführt werden.

Vorteile von RPA

Eine RPA ermöglicht es Unternehmen Geschäftsprozesse schnell und fehlerfrei zu erledigen. Dabei kann die Technologie ohne Änderungen an bestehenden Systemen implementiert werden. Zudem erfolgt die Integration eines RPA Systems als reine Oberflächenautomatisierung auf Benutzeroberflächenebene schneller und einfacher, als eine API Integration. RPA bietet sich vor allem bei Anwendungen an, die keine API bereitstellen. Weitere Vorteile sind:

• Hohe Produktivität
• Niedrige Kosten
• Hohe Prozessqualität
• Rund um die Uhr arbeitende Roboter
• Höhere Effizienz
• Dokumentation aller Tätigkeiten
• Entlastung von Mitarbeitern
• Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Unterschied zwischen RPA und API

RPA interagiert im Frontend über die Schnittstelle mit der Anwendung wie ein normaler Mensch. API hingegen interagiert mit der Anwendung über ein Backend. Die Entwicklung eines RPA Tools erfolgt schneller und einfacher als eine von Grund auf neu aufgestellte API, welche zeit- und kostenintensiv ist. Allerdings müssen auch die hohen Wartungskosten einer RPA Integration beachtet werden, welche bei einer API insgesamt viel geringer ausfallen. Die Implementierungskomplexität ist zwar bei einer API Lösung wesentlich höher, doch bringt diese auch eine umso höhere Skalierbarkeit mit sich.

RPA UND API

RPA und API sollte man jedoch nicht als Konkurrenten, sondern als komplementäre Technologien betrachten. Denn beide können sich gegenseitig gut ergänzen und können gut zusammenarbeiten. Beispielsweise, wenn man mittels RPA eine Reihe von Aufgaben automatisiert und im gleichen Zuge APIs den Zugriff auf Daten aus externen Anwendungen ermöglichen, um einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen. Die Fähigkeit von RPAs auf APIs zugreifen zu können, ermöglicht eine hohe Flexibilität bei der Automatisierung von Prozessen.
Festhalten lässt sich, dass beide Ansätze zur Automatisierung und Prozessoptimierung Wettbewerbsvorteile schaffen können. Wichtig ist, dass Unternehmen ihre Ausgangssituation kennen und sich über die unterschiedlichen und gemeinsamen Einsatzmöglichkeiten beider Technologien bewusst sind.