Wie Du digitales Dokumentenmanagement in Dein Unternehmen richtig einführst.

Viele Menschen verbinden ,,digitale Transformation“ mit einem enormen Aufwand, dessen Vorteile erst nach vielen Jahren deutlich werden. Dabei kann gerade ein digitales Dokumentenmanagement die Produktivität des gesamten Unternehmens spürbar verbessern – ohne aufwendige Wandelprozesse. Wie führt man so ein Dokumentenmanagement System (DMS) richtig ein?
Wir zeigen Dir, wie Du Dein digitales Dokumentenmanagement System richtig einführst und wie Du mit zusätzlichen digitalen Lösungen von Scriptomat die Effizienz in Deinem Unternehmen steigern kannst.

Schritt 1: Überzeuge alle Stakeholder

Die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement zahlt sich aus.
Damit die Digitalisierung erfolgreich verläuft, ist es wichtig, dass alle am selben Strang ziehen. Nachdem Du die richtigen Ansprechpartner ermittelt hast, beginne mit der Recherche, um alle Stakeholder an Board zu holen. Hier sind einige Standardfragen und Argumente, die sich als nützlich erweisen könnten:

Standardfragen:

• Wie sieht unser derzeitiger Prozess der Dokumentenerstellung aus?
• Welchen aktuellen Herausforderungen stehen wir gegenüber?
• Wie sieht unser derzeitiger Dokumenten-Workflow und Genehmigungsprozess aus ?
• Verwenden wir elektronische Signaturen?
• Mit welchen Dokumenten arbeiten wir ? Können wir den Zeitaufwand für die Erstellung eines jeden Dokuments ohne Automatisierung abschätzen?
• Wie sehen unsere Richtlinien zur Softwarenutzung und Datensicherheit aus?

Vorteile durch digitales Dokumentenmanagement:

Höhere Effizienz: Dokumente erstellen, suchen, scannen, bearbeiten, kopieren, weiterleiten, und und und… Mit der richtigen DMS Software hast Du all Deine Dokumente auf einen Blick und sparst bei Dokumenten in digitaler Form kostbare Zeit. Diese kannst du in wichtigere Aufgaben investieren.

Kosten sparen:  Räume für die Lagerung, analoge Geräte, Utensilien vor Ort, Druck und Versand – all diese Kosten entfallen. Investiere Dank der effizienten Verwaltung freigesetzte Ressourcen in wichtigere Aufgaben und Unternehmensziele.

Verfügbarkeit: Werden Dokumente in den Büroräumen aufbewahrt, sind diese außerhalb der Betriebszeiten nicht zugänglich. Mit einer DMS Software kannst du jederzeit von überall auf Deine Dokumente zugreifen. Das sorgt für mehr Flexibilität und steigert die Effizienz Deiner Mitarbeiter

Datenschutz und Zugriffskontrolle: Die Sicherheit von Dokumenten wird durch eine DMS Software stets gewährleistet. Dokumente, so wie sensible Daten sind durch Passwörter und Zugriffsberechtigungen geschützt. So wird verhindert, dass diese in falsche Hände geraten. Digitale Akten sind vor physischen Schäden, fremdem Zugriff und Diebstahl sicher.

Mitarbeitererfahrung: Die Digitalisierung und Ihre Vorzüge spielt bei Mitarbeitern auch außerhalb des Arbeitslebens eine wichtige Rolle. Ein Unternehmen, das bei seinen eigenen Prozessen auch auf digitale Lösungen setzt, zeigt sich als innovativ und zukunftsfähig und schafft für die Mitarbeiter eine angenehmere Employee Experience.

Alles aus einer Quelle:  Schluss mit endlosem Suchen und Papierbergen – Das zentrale Dashboard eines DMS verschafft einen geordneten und einfachen Überblick über alle Dateien. Dank digitalen Archiven verlierst du nicht mehr so viel Zeit bei der Suche und Archivierung deiner Dokumente.

Nachhaltigkeit im Büro:  Digitale Dokumente reduzieren den Papierverbrauch in Deinem Unternehmen stark. Ein digitales DMS ist der erste Schritt in Richtung papierloses Büro.
Die Basis für weitere digitale Lösungen: Neben dem digitalen Dokumentenmanagement kannst du mit Scriptomat weitere spannende Verbesserungen für Dein Unternehmen umsetzen. Erfahre mehr über die automatisierte Erstellung oder automatisierte Workflows in unserem Artikel  über Dokumentenautomatisierung.

Schritt 2: Wähle die passende Lösung für dein digitales Dokumentenmanagement

Du hast alle überzeugt, jetzt musst Du die passende Lösung zur Automatisierung Deiner Dokumente wählen. Denn es geht um mehr als nur das Einscannen Deines Dokuments und der digitalen Abspeicherung. Wie viel Nutzen und Effizienz Du aus dem DMS System rausholst hängt davon ab, wie Du die digitalen Prozesse gestaltest und welche technischen Lösungen Deinen Anforderungen am besten entsprechen. Dabei sind bei der Auswahl der richtigen Werkzeuge mehrere Fragen zu beachten. Unter anderem:

• Welches Scan-Verfahren soll verwendet werden?
• Cloud oder On-Premise Lösungen?
• Datenschutzanforderungen?
• Ist die Software kompatibel mit anderen Anwendungen ?
• Welche Erweiterungen bietet die Software?

Bei der Auswahl gibt es vor allem drei Basissysteme zu beachten:

Enterprise File Synchronization and Sharing (EFSS):

EFSS ist die erste Stufe der drei Basissysteme. Diese ist am simpelsten und kostengünstigsten und beinhaltet das Erfassen und Speichern von Dokumenten. Dokumente, Bilder und Videos können problemlos synchronisiert, gespeichert und weitergegeben werden. Bei einigen Lösungen ist zudem die gemeinsame Bearbeitung und Rückverfolgung von Versionen möglich. Die Steuerung von Workflows ist in diesem Fall allerdings nur eingeschränkt oder gar nicht möglich.

Enterprise Content Management (ECM):

ECM bildet die zweite Stufe. ECM – Systeme befassen sich mit der Workflow Automatisierung und sind stärker an die Prozesse in Unternehmen angepasst. Sie beinhalten Erfassung, Speicherung, Organisation, Zugriff und Weitergabe von Daten und Informationen und sind in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens eingebunden. Oftmals sind diese Systeme komplizierte und teure Standardlösungen die nicht richtig auf individuelle Unternehmen angepasst sind.

Moderne Content Services:

Moderne Content Services bilden die letzte Stufe der Basisisysteme. Diese sind sowohl in der Cloud als auch On-Premise als hybride Lösung verfügbar. Content Services sind ein Konstrukt aus mehreren, kleineren Systemen und Anwendungen. Sie verfügen über eigene Verzeichnisse und können über eine API ganz einfach mit anderen Anwendungen verbunden werden. Diese Systeme bilden den Mittelweg zwischen den beiden vorherigen Stufen und bieten eine individuelle Lösung zur Optimierung von bestimmten Prozessen.

Wir empfehlen Dir komplexe Automatisierungslösungen zunächst an einem kleinen Anwendungsfall zu testen.  Dies bietet Dir die Möglichkeit, viele verschiedene Funktionen zu testen. Du kannst nicht nur feststellen, ob das Produkt alles hat, was Du brauchst, sondern es ist auch eine perfekte Gelegenheit, die Möglichkeiten und Vorteile vor der eigentlichen Implementierung zu verstehen. Dadurch kannst du eventuell auftretende Probleme und  Komplikationen frühzeitig erkennen und Anpassungen vornehmen. Anstatt später in der Implementierungsphase auf Schwierigkeiten zu stoßen kann so ein reibungsloser Ablauf garantiert werden.

Scriptomat lässt sich problemlos in Deine DMS oder Datenbank integrieren. Mit der breiten Produktpalette von Scriptomat kannst Du die Effizienz durch automatisiertes Erstellen Deiner Dokumente steigern und automatisierte Dokumentenworkflows nutzen. Zusammen finden wir eine speziell an Deine Anforderungen angepasste Lösung, die die besten Ergebnisse liefert.

Schritt 3: Implementation und dauerhaftes Controlling

Wähle einen engen Anwendungsfall aus, der zeigt, wie sehr eine DMS Lösung Deinem Unternehmen helfen kann und schnell messbare Ergebnisse liefert, die Du unternehmensweit kommunizieren kannst. Dieser Versuch liefert dir hilfreiche Erkenntnisse und Tipps, die du bei künftigen Implementierungen umsetzen kannst.
Sobald Du Dich für ein Tool entschieden hast, solltest Du es kennenlernen und mindestens eine Person mit allen Einzelheiten vertraut machen. Jetzt kann dein Team die digitalen Anwendungen im vollen Umfang nutzen. Dennoch kann es zu Fragen und Problemen kommen. Dafür sollte es einen Verantwortlichen in Deinem Team geben der für schnelle Unterstützung vor Ort sorgt.
Die Digitalisierung ist ein mittel- bis langfristiger Prozess. Erst in der Praxis zeigen sich oftmals Optimierungspotentiale und nur so können wichtige Erfahrungen gesammelt werden. Durch ständige Verbesserung und Anpassung Deiner Prozesse entwickelst du fortlaufend Deine optimale Lösung. Trotzdem lassen sich vor allem bei der Digitalisierung von Dokumenten schnell Effizienzverbesserungen verwirklichen und messen.
Insgesamt solltest Du die Implementierung Deiner DMS Software als langfristiges Projekt sehen. Anforderungen und technische Möglichkeiten können sich im Laufe der Zeit immer wieder ändern. Beobachte diese deshalb konsequent und überprüfe ob Dein aktuelles Dokumentenmanagement System Deinen Anforderungen und Aufgaben entspricht.

Schritt 4: digitales Dokumentenmanagement ist nur der Anfang

Du hast alle Stakeholder überzeugt, eine passende Lösung gefunden und Dein Dokumentenmanagement erfolgreich automatisiert. Das ist aber nur der Anfang.
Das analoge Verwalten von Dokumenten ist nicht mehr zeitgemäß. Papierprozesse sind nicht nur schlecht für die Umwelt, sondern nehmen auch Zeit und Platz in Anspruch. Zudem verursacht die notwendige Ausstattung unnötige Kosten von Druckern, Scannern und Druckutensilien. Ein digitales Dokumentenmanagement vereinfacht viele Geschäftsprozesse und spart Zeit und Geld.

Sichere dir Deine Konkurrenzfähigkeit und verschaffe Dir einen Wettbewerbsvorteil mit den vielen digitalen und individuellen Lösungen von Scriptomat rund um das Thema Dokumentenautomatisierung. Mit Scriptomat kannst du häufig verwendete Dokumente digital und voll automatisiert erstellen lassen. Vorlagen werden automatisch anhand von vorgefertigten Fragen und Antworten und festgelegten Regeln und Bedingungen erstellt. Benötigte Daten können aus anderen Anwendungen problemlos übernommen und nahtlos in Deine Prozesse integriert werden.

Nutze elektronische Vorlagen und Unterschriften. So können Deine Mitarbeiter Dokumente und Formulare online in kürzester Zeit erstellen und unterschreiben ohne auf Papier zurückgreifen zu müssen. Verbanne Drucker und Faxgeräte aus Deiner Abteilung!

Kommuniziere an Deine Mitarbeiter wie und vor allem warum sie digital arbeiten sollen. Wer die Vorteile der Digitalisierung versteht, kann sie auch konsequent nutzen.
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