Digitales Dokumentenmanagement: Einführung und Vorteile

Digitale Transformation gilt als Großprojekt, dessen Nutzen sich erst nach Jahren zeigt. Für das Dokumentenmanagement stimmt das nicht: Es verbessert die Produktivität des gesamten Unternehmens spürbar – und zwar ohne aufwendige Wandelprozesse.

Bleibt die Frage, wie man ein Dokumentenmanagement-System richtig einführt. Dieser Beitrag beschreibt die Einführung in vier Schritten – von der internen Abstimmung bis zu dem, was nach der Einführung kommt.

Schritt 1: Die Beteiligten überzeugen

Die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement zahlt sich aus. Damit die Digitalisierung gelingt, ist es allerdings wichtig, dass alle Beteiligten dieselbe Richtung verfolgen.

Ermitteln Sie zuerst die richtigen Ansprechpartner, und klären Sie dann den Ist-Zustand. Diese Fragen haben sich dafür bewährt:

• Wie sieht unser derzeitiger Prozess der Dokumentenerstellung aus?
• Welchen Herausforderungen stehen wir dabei aktuell gegenüber?
• Wie verlaufen Dokumenten-Workflow und Genehmigungsprozess heute?
• Verwenden wir elektronische Signaturen?
• Mit welchen Dokumenten arbeiten wir – und wie viel Zeit kostet jedes einzelne ohne Automatisierung?
• Wie lauten unsere Richtlinien zu Softwarenutzung und Datensicherheit?

Für die Argumentation nach innen sind es sieben Vorteile, die in der Praxis tragen:

Höhere Effizienz

Dokumente erstellen, suchen, scannen, bearbeiten, kopieren, weiterleiten – die Liste ist lang. Mit der richtigen DMS-Software haben Sie alle Dokumente auf einen Blick und sparen die Zeit, die heute in ihrer Handhabung steckt. Diese Zeit können Sie in wichtigere Aufgaben investieren.

Geringere Kosten

Räume für die Lagerung, analoge Geräte, Utensilien vor Ort, Druck und Versand – all diese Kosten entfallen. Die durch die effizientere Verwaltung frei werdenden Mittel fließen in wichtigere Aufgaben und Unternehmensziele.

Verfügbarkeit

Werden Dokumente in den Büroräumen aufbewahrt, sind sie außerhalb der Betriebszeiten nicht zugänglich. Mit einer DMS-Software greifen Sie jederzeit und von überall darauf zu. Das sorgt für mehr Flexibilität und steigert die Effizienz Ihrer Mitarbeiter.

Datenschutz und Zugriffskontrolle

Die Sicherheit der Dokumente ist durch eine DMS-Software durchgehend gewährleistet. Dokumente und sensible Daten sind durch Passwörter und Zugriffsberechtigungen geschützt, sodass sie nicht in falsche Hände geraten. Digitale Akten sind zugleich vor physischen Schäden, fremdem Zugriff und Diebstahl sicher.

Mitarbeitererfahrung

Digitalisierung spielt für Mitarbeiter auch außerhalb des Arbeitslebens eine Rolle. Ein Unternehmen, das bei den eigenen Prozessen auf digitale Lösungen setzt, zeigt sich als innovativ und zukunftsfähig – und schafft für seine Mitarbeiter einen spürbar angenehmeren Arbeitsalltag.

Alles aus einer Quelle

Schluss mit endlosem Suchen und Papierbergen: Das zentrale Verzeichnis eines DMS verschafft einen geordneten und einfachen Überblick über alle Dateien. Dank digitaler Archive verlieren Sie bei Suche und Archivierung nicht mehr die Zeit, die das heute kostet.

Nachhaltigkeit im Büro

Digitale Dokumente reduzieren den Papierverbrauch im Unternehmen stark. Ein digitales DMS ist der erste Schritt in Richtung papierloses Büro – und zugleich die Basis für weitere digitale Lösungen.

Schritt 2: Die passende Lösung auswählen

Sind alle überzeugt, folgt die Auswahl der passenden Lösung. Dabei geht es um mehr als das Einscannen und digitale Ablegen eines Dokuments: Wie viel Nutzen und Effizienz Sie aus dem System ziehen, hängt davon ab, wie Sie die digitalen Abläufe gestalten und welche technische Lösung Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Bei der Auswahl der richtigen Werkzeuge sind mehrere Fragen zu beachten, unter anderem:

• Welches Scan-Verfahren soll verwendet werden?
• Cloud oder On-Premise?
• Welche Datenschutzanforderungen gelten?
• Ist die Software mit den vorhandenen Anwendungen kompatibel?
• Welche Erweiterungen bietet sie?

Vor allem drei Basissysteme stehen dabei zur Wahl:

Enterprise File Synchronization and Sharing (EFSS)

EFSS ist die erste der drei Stufen: am einfachsten und am kostengünstigsten. Sie umfasst das Erfassen und Speichern von Dokumenten. Dokumente, Bilder und Videos lassen sich problemlos synchronisieren, speichern und weitergeben, bei einigen Lösungen auch gemeinsam bearbeiten und in ihren Versionen zurückverfolgen. Abläufe steuern lässt sich damit nur eingeschränkt oder gar nicht.

Enterprise Content Management (ECM)

ECM bildet die zweite Stufe. Diese Systeme befassen sich mit der Automatisierung von Abläufen und sind stärker an die Prozesse im Unternehmen angepasst: Erfassung, Speicherung, Organisation, Zugriff und Weitergabe von Daten und Informationen, eingebunden in die IT-Infrastruktur. Oftmals sind es komplizierte und teure Standardlösungen, die sich nur begrenzt auf das einzelne Unternehmen zuschneiden lassen.

Moderne Content Services

Moderne Content Services bilden die letzte Stufe. Sie sind in der Cloud, on premise und als hybride Lösung verfügbar und bestehen aus mehreren kleineren Systemen und Anwendungen mit eigenen Verzeichnissen, die sich über eine Schnittstelle mit anderen Anwendungen verbinden lassen. Sie bilden den Mittelweg zwischen den beiden vorherigen Stufen und erlauben eine auf bestimmte Prozesse zugeschnittene Lösung.

Wir empfehlen, komplexe Automatisierungslösungen zunächst an einem kleinen Anwendungsfall zu testen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, viele verschiedene Funktionen auszuprobieren: Sie stellen nicht nur fest, ob das Produkt alles hat, was Sie brauchen, sondern verstehen auch die Möglichkeiten und Grenzen, bevor die eigentliche Einführung beginnt.

So erkennen Sie mögliche Probleme und Komplikationen früh und können reagieren. Statt in der Einführungsphase auf Schwierigkeiten zu stoßen, lässt sich der Ablauf von Anfang an planen.

Scriptomat lässt sich problemlos in Ihr DMS oder Ihre Datenbank einbinden. Über die automatisierte Erstellung Ihrer Dokumente und automatisierte Dokumenten-Workflows steigern Sie die Effizienz. Gemeinsam finden wir eine auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Lösung.

Schritt 3: Einführen und dauerhaft nachhalten

Wählen Sie für den Anfang einen eng geschnittenen Anwendungsfall, der zeigt, wie sehr eine DMS-Lösung Ihrem Unternehmen hilft, und der schnell messbare Ergebnisse liefert – Ergebnisse, die Sie im Unternehmen zeigen können. Daraus gewinnen Sie zugleich die Erkenntnisse für alle weiteren Einführungen.

Haben Sie sich für ein Werkzeug entschieden, sollten Sie es kennenlernen und mindestens eine Person mit allen Einzelheiten vertraut machen. Danach kann Ihr Team die digitalen Anwendungen in vollem Umfang nutzen. Fragen und Probleme entstehen trotzdem – dafür sollte es eine verantwortliche Person geben, die für schnelle Unterstützung vor Ort sorgt.

Digitalisierung ist ein mittel- bis langfristiger Prozess. Optimierungspotenziale zeigen sich häufig erst in der Praxis, und nur dort lassen sich die wichtigen Erfahrungen sammeln. Durch fortlaufende Verbesserung und Anpassung entwickeln Sie Ihre Lösung weiter. Gerade bei der Digitalisierung von Dokumenten lassen sich Effizienzgewinne aber schnell verwirklichen und messen.

Sehen Sie die Einführung Ihrer DMS-Software deshalb als langfristiges Projekt. Anforderungen und technische Möglichkeiten ändern sich im Lauf der Zeit. Beobachten Sie das konsequent und prüfen Sie regelmäßig, ob Ihr System noch zu Ihren Anforderungen und Aufgaben passt.

Schritt 4: Danach fängt es erst an

Alle Beteiligten sind überzeugt, eine passende Lösung ist gefunden, das Dokumentenmanagement läuft. Das ist der Anfang, nicht das Ziel.

Die analoge Verwaltung von Dokumenten ist nicht mehr zeitgemäß. Papierprozesse sind schlecht für die Umwelt und nehmen Zeit und Platz in Anspruch; die nötige Ausstattung verursacht unnötige Kosten für Drucker, Scanner und Druckutensilien. Ein digitales Dokumentenmanagement vereinfacht viele Geschäftsprozesse und spart Zeit und Geld.

Der nächste Schritt ist die Dokumentenautomatisierung. Häufig verwendete Dokumente entstehen dann vollständig automatisiert: Vorlagen werden anhand vorgefertigter Fragen und Antworten sowie festgelegter Regeln und Bedingungen erstellt. Die benötigten Daten werden aus anderen Anwendungen übernommen und nahtlos in Ihre Prozesse eingebunden.

Nutzen Sie elektronische Vorlagen und Unterschriften, damit Ihre Mitarbeiter Dokumente und Formulare in kürzester Zeit erstellen und unterzeichnen können, ohne auf Papier zurückgreifen zu müssen. Drucker und Faxgeräte werden in der Abteilung damit überflüssig.

Und erklären Sie Ihren Mitarbeitern, wie und vor allem warum digital gearbeitet werden soll: Wer die Vorteile versteht, nutzt sie auch konsequent.

Was Scriptomat im Einzelnen leistet, steht auf der Seite Produkt. Bei Fragen aller Art erreichen Sie uns über den Kontakt.

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