Dokumentenautomatisierung für jedes Unternehmen – In jeder Branche.

In jedem Unternehmen wird mit einer Vielzahl unterschiedlichster Dokumententypen gearbeitet, die manuell von Mitarbeitern erstellt und verwendet werden. Die Auswahl des richtigen Layouts, die eigentliche Erstellung, Überarbeitung und Korrekturen, die ordnungsgemäße Übermittlung an die richtigen Empfänger, Genehmigungen und viele weitere Prozesse im Umgang mit Dokumenten können Zeit und Nerven kosten. Das Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Aspekt für jedes Unternehmen, welcher zunehmend an Bedeutung gewinnt. Im Zeitalter der Digitalisierung suchen immer mehr Unternehmen nach innovativen Lösungen, die sich den Herausforderungen des Dokumentenmanagements annehmen und somit Zeit und Geld bei der ressourcenaufwendigen Dokumentenerstellung einsparen. Dokumentenautomatisierung ermöglicht effizienteres und schnelleres Arbeiten mit Dokumenten und minimiert Fehler in den Prozessen und der Erstellung von Dokumenten.
Dabei ist die Automation von Dokumenten so einfach wie sie klingt: Sie automatisiert die Erstellung verschiedener Arten von Dokumenten im großen Umfang.

Was ist Dokumentenautomatisierung?

Bei der Dokumentenautomatisierung werden Dokumente über eine digitale Plattform oder Software erstellt und Prozesse entlang des gesamten Dokumentenlebenszyklus automatisiert. Dabei werden Daten aus verschiedenen Dokumententypen und internen, sowie externen Quellen wie Datenbanken gesammelt und in vordefinierte Bereiche von intelligenten Dokumentvorlagen eingefügt. Diese Vorlagen können von einfachen Textblöcken bis hin zu anspruchsvolleren Elementen wie Tabellen, Diagrammen und Bildern alles enthalten. Die individuelle Gestaltung garantiert, dass die Dokumente den jeweiligen internen und externen Anforderungen entsprechen. Dabei behalten Anwender stets die Kontrolle und können manuelle Anpassungen vornehmen. Über einen automatisierten Workflow mit optionaler Verzweigungslogik wird das erstellte Dokument automatisch an erforderliche Beteiligte weitergeleitet. Durch Dokumentenautomatisierung entfallen manuelle Dateneingaben, E-Mail-Erinnerungen, Papierprozesse und andere zeit- und kostspielige Schritte. Die Automatisierung ist besonders nützlich für Benutzer, die häufig komplexe, datengesteuerte Dokumente zusammenstellen müssen.

Der Benutzer spart nicht nur viel Zeit, sondern kann auch sicherstellen, dass die Dokumente immer korrekt, richtig formatiert und vor allem konform sind.

Wer profitiert von der Dokumentenautomatisierung?

Die Automatisierung von Dokumenten findet in vielen Bereichen Anwendung, da jedes Unternehmen mit transaktionsbasierten Dokumenten oder aufwendigem Papierkram von der Automatisierung profitieren kann. Einige Dokumente können bis zu 100 Seiten umfassen, mit zahlreichen optionalen und dokumentabhängigen Absätzen und individuellen Datenelementen. Mit der richtigen Automatisierungssoftware können aufgrund von vorgefertigten Variablen und den Transaktionsdaten Dokumente anforderungsgerecht erstellt werden.

Beispielhaft sind einige Branchen aufgeführt, in denen einige unserer Kunden, die die Vorteile der automatisierten Dokumentenerstellung mit Scriptomat nutzen, tätig sind:

• Recht
• Vertrieb
• Immobilien
• Human Resources
• Finanzdienstleistungen
• Gesundheitswesen
• Fertigung
• öffentlicher Dienst

Welche Vorteile bietet Dokumentenautomatisierung?

Die Automatisierung von Dokumenten bietet eine Reihe von Vorteilen – Von der einfachen und schnelleren Dokumentenerstellung und Weiterleitung bis hin zur effizienteren Gestaltung von Dokumentenworkflows und Prozessen. Manuelle Prozesse zur Dokumentenerstellung sind anfällig für Fehler, die den Arbeitsflow in sämtlichen Unternehmen behindern und verzögern können. Dokumentenautomation verhindert solche Fehler, um so ein effizientes und fehlerfreies Arbeiten sicherzustellen.

Schnellere Dokumentenerstellung:

Das Erstellen und Weiterleiten von Dokumenten ist mit der richtigen Software ganz einfach. Scriptomat bietet mit den Dokumententypen und ihren jeweiligen Managern intelligente Assistenten, mit denen Du häufig verwendete Dokumente schnell digitalisieren kannst.

Weniger Fehler:

Die richtige Automatisierungssoftware lässt keinen Raum für menschliches Versagen. Unleserliche oder falsche Dateneingaben werden durch digitale, vorvalidierte Eingeben verhindert. Bei fehlenden Informationen werden Anwender automatisch auf die Vollständigkeit hingewiesen.

Bessere Endnutzererfahrung:

E-Mail- und Faxverkehr werden vollständig umgangen. Stattdessen erhalten Endbenutzer das Dokument über einen Link. Die nahtlose Erfahrung macht es einfach Daten und Antworten zu sammeln. Teilnehmer müssen sich in kein neues System einarbeiten oder ein Konto erstellen, um auf das Dokument zugreifen zu können.

Universeller Zugang:

Mehrere Cloud-Lösungen und ein automatisierter Workflow ermöglichen jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Dokumente. Das ermöglicht Nutzern Dokumente auch unterwegs zu bearbeiten. Dokumente werden sicher abgespeichert und verschwinden nicht mehr aus dem Blickfeld in separaten Laufwerken oder unübersichtlichen Ablagen.

Aktualität und Kontrolle mit Dokumentenautomatisierung:

Bis ein Dokument alle Stationen durchlaufen hat und alle Beteiligten im Besitz des Dokuments sind, ändern sich häufig darin enthaltene Informationen und Daten. Mit der Dokumentenautomatisierung haben alle Parteien stets Zugriff auf die aktuellste Version und können gemeinsam an und mit dieser arbeiten.

Einfache Kollaboration:

Sind mehrere Parteien an einem Dokument beteiligt? Überarbeitung von Dokumenten oder Verhandlungen von Verträgen ganz einfach in Zusammenarbeit gestalten – Dank Dokumentenautomation.

Mehr Sicherheit durch Dokumentenautomatisierung:

Daten sind auf Scriptomat mit individuellen Zugriffsrechten administrierbar. Das senkt den administrativen Aufwand in den jeweiligen Abteilungen. Zudem hat der Datenschutz höchste Priorität – Daten werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben.

Integrierbare Systeme:

In der Dokumentenautomatisierungsplattform lassen sich andere Systeme und Datensätze ganz einfach zusammenführen und integrieren. Das erleichtert und beschleunigt die Bearbeitung von Dokumenten um ein Vielfaches. Scriptomat verfügt über eine Datenschnittstelle, mit der Du auf eine Vielzahl von Datenquellen zugreifen kannst. Über Platzhalter werden diese Informationen in die Textbausteine und Dokumente integriert.

Verbesserte Workflows:

Prozesse in der Dokumentenerstellung werden durch Verzweigungslogik, automatische Erinnerungen und vorausgefüllten Informationen effizienter. Durch die Konvertierung Ihrer manuellen Dokumente in eine digitale Form und die anschließende Automatisierung der Dokumentenprozesse werden mögliche Fehler vermieden und Ineffizienzen aufgedeckt.

Reduzierter Zeitaufwand:

Zeitersparnis und Effizienz sind die wohl größten Vorteile der Dokumentenautomation. Darum werden diese auch immer wieder erwähnt und hier gesondert aufgezählt. Dokumentenautomation spart Zeit und Mühen, so dass Du Dich auf wichtigere und kritische Unternehmensziele und -aufgaben umso mehr fokussieren kannst.

Gesteigerte Rentabilität:

Durch die Kombination der oben genannten Faktoren senkt Dokumentenautomation den Papieraufwand und spart letztlich Geld und erhöht die Rentabilität. Durch die Digitalisierung und Automatisierung Deiner Dokumente steigerst Du die Effizienz und führst Dein Unternehmen in eine digitalisierte Arbeitsweise. Eine vorteilhafte und nachhaltige Veränderung.

Fazit:

Mit der Automatisierung von Dokumenten werden diese schnell und fehlerfrei erstellt. Lästige, manuelle Aufgaben bei wiederholt eingesetzten Dokumenten werden den Mitarbeitern durch vorlagenbasierte Systeme abgenommen. Das erspart zeitaufwändige und unnötige Arbeit bei der Erstellung von Seriendokumenten und ermöglicht eine nachhaltige Umverteilung wichtiger Ressourcen. Komplexe Dokumente in jedem Bereich eines Unternehmens, wie beispielsweise im HR oder in Vertriebs- und Rechtsabteilungen, werden in wenigen Klicks mit dynamischen Vorlagen, sowie vorgefertigten Regeln und Textbausteinen form- und inhaltsgerecht erstellt. Dabei wird die Verwendung von aktuellen Dokumenteninhalten und korrekten Daten gewährleistet.
Dank den umfangreichen Funktionen und Lösungen automatisierter Dokumentenerstellung, kann diese in allen Branchen, Unternehmen und Abteilungen eingesetzt werden. Mitarbeiter werden entlastet, sodass diese sich auf wichtigere Aufgaben voll und ganz konzentrieren können.